GRUP YAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİNİ KORUMA, SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
(07.12.2020)
İÇİNDEKİLER
İÇİNDEKİLER.. 2
A......... GİRİŞ VE BU POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI. 3
1......... TANIMLAR.. 3
2......... İLKELER.. 4
3......... KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER.. 5
4......... KİŞİSEL VERİLEREN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ. 6
5......... KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ. 7
5.1. KAYIT ORTAMLARI. 7
Elektronik ortamlar: 7
Fiziksel ortamlar: 7
5.2. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER.. 8
a......... İdari Tedbirler: 8
b......... Teknik Tedbirler: 9
B......... PERSONEL.. 9
C......... KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ. 10
a......... Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri: 10
v Kişisel Verilerin Silinmesi: 10
v Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: 10
b......... Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri: 11
v Değer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri 11
D......... DİĞER HUSUSLAR.. 13
EK-1. 14
EK-2. 15
EK-3. 16
(GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ)
KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMA, SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
A.GİRİŞ VE BU POLİTİKA’NIN HAZIRLANMA AMACI
-
İşbu Kişisel Veri Güvenliğini Sağlama, Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK” ya da “Kanun”) ve Kanun’un ikincil düzenlemesini teşkil eden Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”), ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu (“Kurum”) sitesinde yayınlanan Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler) (“Rehber”) açıklanan tedbirler uyarınca yükümlülüklerimizi yerine getirmek ve veri sahiplerini kişisel verilerinizin işlendikleri amaç için gerekli olan azami saklama süresinin belirlenmesi esasları ile silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçleri hakkında bilgilendirmek amacıyla veri sorumlusu sıfatıyla GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ (“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.
1.TANIMLAR
Kısaltma
Tanım
Açık Rıza
Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
İlgili Kullanıcı
Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun/KVKK
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı
Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri
Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin
İşlenmesi
Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurum
Kişisel Verileri Korumu Kurumu
Kurul
Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha
Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri Sahibi/İlgili Kişi
Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri Sorumlusu
Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Yönetmelik
28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.
2.İLKELER
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından kişisel veri güvenliğini sağlanması, saklanması ve imhasında aşağıda yer alan ilkeler çerçevesinde hareket edilmektedir:
-
Kişisel verilerin güvenliğinin sağlanmas, silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesinde Kanun’un 4. maddesinde sayılan ilkeler[1] ile 12. maddesi kapsamında alınması gereken ve işbu Politikanın 5.2. maddesinde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kurul kararlarına ve işbu Politikaya tamamen uygun hareket edilmektedir.
-
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 10 yıl süreyle saklanmaktadır.
-
Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
-
Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Bu hususta İlgili Kişi tarafından GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’NE başvurulması halinde;
-
İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye belirttiği iletişim kanalından bilgi verilmektedir,
-
Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.
3.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER
-
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından başta; ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası, müşteri ilişkilerinin yönetilebilmesi, Crm ve Pazarlama faaliyetlerinin yürütülebilmesi, işe alımların ve alım sonrası özlük dosyalarının oluşturulması, satış servis ve yedek parça faturalarının kesilebilmesi, sıfır araç dahil tüm vergilerin yatırılabilmesi, plaka ve ruhsat işlemlerinin yapılabilmesi, tüm Sigorta işlemleri ile müşteri adına yapılan kredi başvuru ve onay işlemleri amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
-
Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
-
Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
-
Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
-
Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
-
Kişisel verilerin GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
-
Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
-
Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
-
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
-
Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
-
Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
-
Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
-
Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
-
İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin[2] (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
-
Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
-
Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,
4.KİŞİSEL VERİLEREN SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha sürelerinin tespitinde aşağıda sırasıyla belirtilen ölçütlerden yararlanılmaktadır:
-
Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Anılan sürenin sona ermesi akabinde veri hakkında 2. bent kapsamında işlem yapılır.
-
Söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi veya ilgili mevzuatta söz konusu verinin saklanmasına ilişkin olarak herhangi bir süre öngörülmemiş olması durumunda sırasıyla;
-
Kişisel veriler, KVKK’nın 6. maddesinde yer alan tanımlama baz alınarak, kişisel veriler ve özel nitelikli kişisel veriler olarak sınıflandırmaya tabi tutulur. Özel nitelikte olduğu tespit edilen tüm kişisel veriler imha edilir. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem verinin niteliği ve saklanmasının GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
-
Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu örneğin; verinin saklanmasında GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin meşru bir amacının olup olmadığı sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
-
Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
-
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından tespit edilen saklama, imha ve periyodik imha sürelerine iş bu Politika’nın ekindeki (Ek-2) ‘‘Kişisel Veri İşleme Envanteri’’nden ulaşabilirsiniz.
-
Saklama süresi dolan kişisel veriler, işbu Politika’nın ekinde (Ek-2) yer alan imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla işbu Politika’da yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
-
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
5.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI USULLERİ
5.1.KAYIT ORTAMLARI
-
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından aşağıda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
-
FIREWALL DESTEKLİ SERVER
Fiziksel ortamlar:
-
Birim Dolapları
-
Arşiv
5.2.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
-
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla KVKK’nın 12. maddesindeki ilkeler[3] çerçevesinde, GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
a.İdari Tedbirler:
Veri sorumlusu olan GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ idari tedbirler kapsamında;
-
Kişisel Veri İşleme Envanterini hazırlar.
-
Saklanan kişisel verilere Şirket içi erişimi iş tanımı gereği erişmesi gerekli personel ile sınırlandırır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
-
İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
-
Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar.
-
Veri sorumlusu adına kişisel veriyi işlenen kurum ve kuruluşlar ile veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile very güvenliğini sağlar.
-
Kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında gerekli eğitimleri verir.
-
Kişisel veri içeren kağıt ortamındaki evraklar, sunucular, yedekleme cihazları, CD, DVD ve USB gibi cihazların ek güvenlik önlemlerinin olduğu başka bir odaya alınması, ullanılmadığı zaman kilit altında tutulması, giriş çıkış kayıtlarının tutulması gibi fiziksel güvenliğin arttırılmasına ilişkin önlemleri alır.
-
Kendi tüzel kişiliği nezdinde Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
b.Teknik Tedbirler:
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ teknik tedbirler kapsamında;
-
Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.
-
Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.
-
Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.
-
Verilerin herhangi bir sebeple zarar görmesi, yok olması, çalınması veya kaybolması gibi ihtimaline istinaden alınan yedeklere sadece sistem yöneticisinin erişebilmesini sağlar.
-
Bilişim sisteminin çökmesi, kötü niyetli yazılım, servis dışı bırakma saldırısı, eksik veya hatalı veri girişi, gizlilik ve bütünlüğü bozan ihlaller, bilişim sisteminin kötüye kullanılması gibi istenmeyen olaylarda delillerin toplanmasını ve güvenli bir şekilde saklanmasını sağlar.
-
Verilerin bulunduğu cihazların arıza veya bakım nedeniyle servis gibi üçüncü kurumlara gönderilmesi gerekmesi halinde, teknik olarak mümkün ise gönderilmeden önce kişisel verilerin güvenliğinin sağlanması için cihazlardaki veri saklama ortamının sökülerek saklanması, sadece arızalı parçaların gönderilmesi gibi işlemler yapılmasını sağlar.
-
Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.
-
Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.
-
Tüm kullanıcıların işlem hareketleri kaydının düzenli olarak tutulması (log kayıtları gibi)
-
Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.
-
Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veyahut kriptografik yöntemler ile korunur.
B.PERSONEL
-
Kişisel veri saklama ve imha sürecinde yer alan personelin unvanlarına, birimlerine ve görev tanımlarına işbu Politika’nın EK-1’nde yer alan listeden ulaşabilirsiniz.
C.KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
a.Kişisel Verilerin Silinmesi ve Yok Edilmesi Teknikleri:
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
vKişisel Verilerin Silinmesi:
-
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
-
Bulut sisteminde ilgili verilerin silme komutu verilerek silinmesi; merkezi sunucuda bulunan dosya veya dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması; veri tabanlarında ilgili satırların veri tabanı komutları ile silinmesi; veya taşınabilir medyada yani flash ortamında buluan verilerin uygun yazılımlar kullanılarka silinmesi bu kapsamda sayılabilecektir.
-
Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır.
-
Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması,
-
Kişisel verilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.
-
Uzman Tarafından Güvenli Olarak Silme: Bazı durumlarda kendisi adına kişisel verileri silmesi için bir uzman ile anlaşabilir. Bu durumda, kişisel veriler bu konuda uzman olan kişi tarafından İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde güvenli olarak silinir.
-
Kağıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
vKişisel Verilerin Yok Edilmesi:
-
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir. Dikkat edilmelidir ki bu yöntemle yok etme başarılı olmaz ise ancak medyanın fiziksel olarak yok edilmesi ile yok etme işlemi tamamlanmış olabilecektir.
-
Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır. Kağıt ve mikrofiş ortamındaki verilerin yok edilmesi de, başka bir şekilde yok edilmeleri mümkün olmadığından bu şekilde gerçekleştirilmelidir.
-
Üzerine Yazma: Üzerine yazma yöntemi, özel yazılımlar aracılığı ile manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerinden en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunabilmesi ve kurtarılabilmesini imkânsızlaştıran veri yok etme yöntemidir
-
Yukarıda sayılan durumlar gerçekleşmesi sırasında GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik güvenlik tedbirlerini almaktadır.
b.Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Teknikleri:
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından kişisel verilerin anonim hale getirilmesi tekniklerine ilişkin usul ve esaslar aşağıda sayılmıştır:
vDeğer Düzensizliği Sağlamayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri
-
Değer düzensizliği sağlamayan anonim hale getirme yöntemleri, saklanmakta olan kişisel verilerde bir değişiklik veya ekleme/çıkarma yapılmaksızın; herhangi bir kişisel veri grubunun genelleme, birbiri ile yer değiştirme veya gruptan belirli bir veri veya alt veri grubunun çıkarılması ile uygulanan anonimleştirmeye yöntemleridir.
-
Değişken Çıkartma: Betimleyici nitelikteki verilerin çıkartılması yöntemi ile toplanılan verilerin bir araya getirilmesinden sonra oluşturulan veri setindeki değişkenlerden “yüksek dereceli betimleyici” olanlar çıkarılarak mevcut veri seti anonim hale getirilmektedir.
-
Örnegin, aşağıdaki tabloda veri setindeki değişkenlerden yüksek derecede betimleyici olan veri gruplarının çıkartılması ile anonimleştirme sağlanmıştır.
Çalışanın Adı
Yaşadığı İl
Yaşadığı İlçe
Yaşadığı Mahalle
Pozisyonu
Aylık Geliri
Kıdemi( Yıl)
Kamil
Bursa
Nilüfer
Şehit Kamil
İşçi
3000 TL
16
Ayşe
Antalya
Manavgat
Kardelen
Mimar
3100
12
Zeki
Istanbul
Beylikdüzü
Ağaç
Işçi
2200
8
Veli
Izmir
Konak
Şair Eşref
Mühendis
7200
4
Sevgi
Ankara
Çankaya
100. YIl
İşçi
3200
3
-
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkaralar saklanan veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, bir şirkette tek kıdemli müdür var ise bu kişiye ait verilerin birbirleri ile aynı kademede bulunan çalışanların kıdem, maaş ve cinsiyet verilerinin tutulduğu kayıtlardan çıkarılması ile kalan veriler anonim hale getirilebilecektir.
-
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır. Örneğin, şirketin basketbol takımının yedek listesinde olan ilgili veri sorumluları arasında yalnızca bir kişi 66 yaşında ise yaş, cinsiyet ve sağlık durumu yönünden futbol oynayabilecek olup olmadığı bilgisinin birlikte saklandığı bir veri kümesinde ‘Yaş:66’ yerine ‘Bilinmiyor’ yazılması veya bu kısmın boş bırakılması anonimleştirmeyi sağlayacaktır.
-
Alt ve Üst Sınır Kodlama: Alt ve üst sınır kodlaması yöntemi ile önceden tanımlanmış kategorilerin yer aldığı bir veri grubundaki değerlerin belirli bir ölçüt belirlenerek birleştirilmesiyle anonim hale getirilmektedir.
-
Bir işyerinde çalışan personelin işyerindeki çalışma yılının 3 yıldan az ise = deneyimsiz, 3 ile 7 yıl arasında ise =deneyimli 7 yıl ve üzeri ise= çok deneyimli, olarak birleştirilerek anonim hale getirilebilir; Örnek;
Çalışanın Pozisyonu
Yaşı
Cinsiyeti
Aylık Geliri
Kıdemi (Yıl)
Anonimleştirilmiş
Kıdemi
Müdür
43
E
16000 TL
14
Çok Deneyimli
Satış Danışmanı
31
E
4500 TL
6
Deneyimli
Müdür Yardımcısı
46
K
76000 TL
5
Deneyimli
Pazarlamacı
33
K
5200 TL
2
Deneyimsiz
-
Genelleştirme: Veri toplulaştırma yöntemi ile birçok veri toplulaştırılmakta ve kişisel veriler herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmektedir.
Örnek;
35 ila 40 yaş arası yaşında 30 çalışan bulunmaktadır.
-
Değer Düzensizliği Sağlayan Anonim Hale Getirme Yöntemleri: Değer düzensizliği sağlayan anonim hale getirme yöntemlerinde değer düzensizliği sağlamayanların aksine kişisel veri gruplarında bazı verilerin değiştirilmesi ile bozulma yaratmaktadır. Bu yöntemler kullanılırken elde edilmesi beklenen/istenen fayda doğrultusunda sapmaların dikkatli uygulanması gerekecektir. Toplam istatistiklerin bozulmaması sağlanarak veriden beklenen fayda sağlanmaya devam edilebilir.
-
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/−) 5 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
-
Mikro Birleştirme: Mikro birleştirme yönteminde tüm veriler ilk olarak anlamlı bir sıraya dizilerek (büyükten küçüğe gibi) gruplara ayrılıp, grupların ortalaması alınarak elde edilen değer mevcut gruptaki ilgili verilerin yerine yazılarak anonimleştirme sağlanmış olacaktır.
Örnek;
Maaş bilgisi için; 15.000 TL altı ve üstü üç grup yapılır ise, 15.000 ve daha az maaş alan kişilerin maaşlarının toplamı kişi sayısına bölünür ve 15.000TL altında maaş alan herkesin maaş kümesine elde edilen bu değer yazılır.
-
Veri Değiş Tokuşu: Veri değiş tokuşu yönteminde saklanan veriler içerisinden seçilen çiftler arasında bir değişkenin değerleri birbiri ile değiştirilir. Genel olarak kategorize edilebilen veriler için kullanılan bu yöntemde amaç veri sahiplerine ait verilerin birbirleri ile değiştirilerek veri tabanının dönüştürülmesidir.
Örnek;
Aşağıdaki tabloda ‘Yaş: 45’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: Ankara’ verileri bulunan kişilere ait gelir bilgisi ‘Yaş: 30’, ‘Cinsiyet: Kadın’, ‘İl: İzmir’ olanlar ve ‘Yaş: 25’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İzmir’olanların gelir bilgileri ile ‘Yaş:35’, ‘Cinsiyet: Erkek’ ‘İl: İstanbul’ olanların gelir bilgileri birbirleri içerisinde değiştirilerek veri tabanı dönüştürülmüştür.
Yaş
Cinsiyet
İl
Gelir
45
Kadın
Ankara
30.000
30
Kadın
İzmir
20.000
25
Erkek
İzmir
15.000
35
Erkek
İstanbul
25.000
55
Erkek
İzmir
18.000
24
Erkek
İzmir
40.000
Aşağıdaki tabloda veri değiş tokuş yöntemi uygulanmıştır:
Yaş
Cinsiyet
İl
Gelir
45
Kadın
Ankara
20.000
30
Kadın
İzmir
30.000
25
Erkek
İzmir
25.000
35
Erkek
İstanbul
15.000
55
Erkek
İzmir
40.000
24
Erkek
İzmir
18.000
-
KVKK’nın 28. maddesi uyarınca, kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi durumunda bu durum Kanun kapsamı dışında kalacak ve açık rıza temini gerekmeyecektir.
D.DİĞER HUSUSLAR
-
KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde, öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.
-
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ tarafından hazırlanan işbu Politika 07/12/2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir. Güncelleme tablosu Ek-3’te yer almaktadır.
GRUPYAPI İNŞAAT CAM ALÜMİNYUM SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ
EK-1
PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV LİSTESİ
PERSONEL
GÖREV
SORUMLULUK
Muhasebe Müdürü
Muhasebe Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
İnsan Kaynakları Müdürü
İnsan Kaynakları Departmanı- Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
Teknik Birim
Kişisel veri saklama ve imha politikası uygulama sorumlusu
Görevi dahilinde olan süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi
EK-2
SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU
Şirket tarafından işlenen verilere ait saklama ve imha süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde süreç bazında tespit edilmiştir.
SÜREÇ
SAKLAMA SÜRESİ
İMHA SÜRESİ
Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl
Veri sahibinin imha başvurusunu takiben 30 gün içerisinde
Genel Kurul İşlemleri
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İhale/işyeri açma/bakanlıklar- müsteşarlıklar evrak hazırlama süreçleri
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Sözleşmelerin hazırlanması
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İşe alım
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Bordrolama
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
İş sağlığı ve güvenliği uygulamaları
İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Log/Kayıt/Takip Sistemleri
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Ana veri oluşturma süreçleri
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgiler
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Şirket kredi kartı tahsisi
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Ödeme işlemleri
İş ilişkisinin sona ermesini müeakip
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Personel Finansman Süreçleri
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Sözleşme sürecinin bir bölümü ve sözleşmenin muhafazası
İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Kaza Raporlama
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Toplantı notlarının, katılımcılar ile paylaşılması
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Doküman hazırlanması
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
Eğitim kayıtlarının dosyalanması
10 yıl
Saklama süresinin bitimini takiben 180 gün içerisinde
EK-3
GÜNCELLEME TABLOSU
İşbu Politika’da yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda yer almaktadır.
GÜNCELLEME TARİHİ
DEĞİŞİKLİKLERİN KAPSAMI
[•]
[•]
[1] a)Hukuk ve dürüstlük kurallarına uygun olma, b)Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
c)Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, d)İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
e)İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
[2] İlgili kişinin hakları
MADDE-11 (1) Herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;
-
Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
-
Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
-
Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
-
Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
-
7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
-
(d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
-
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
[3] Veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler MD.12 1)Veri sorumlusu,
-
Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
-
Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
-
Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır.